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四川省水利打造工程品德监督档案整理请求

来源:质监站  光阴>2019-08-12

四川省水利打造工程品德监督档案整理请求

为了增强我省水利打造工程品德监督文件的尺度解决,提高水利打造工程品德监督档案整理品德,根据《迷信技能档案案卷构成的一样平常请求》、水利部《水利工程品德监督解决规定》,结合我省水利打造工程品德监督工作实际,制定本请求。

术语

水利打造工程品德监督文件(如下简称品德监督文件)是记载和反映水利打造工程品德监督运动的文字、图表、声像等分歧情势文件资料的总称。

案卷由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

卷内目录  登录卷内文件题名和其它特征并固定文件排列顺序的表格。

卷内备考表  卷内文件状况的记载单。

档号 案卷的编号,以字符情势付与档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。由全宗号、分类号和案卷号构成。

二、组卷

(一)组卷原则

遵守水利工程品德监督文件的构成规律,坚持案卷内水利工程品德监督文件的无机联系和案卷的成套、体系,便于档案的保管和利用。

(二)组卷请求

1.案卷内品德监督文件必需齐备、完备、精确,签章手续完备,真实反映工程项目品德监督的实际环境。

2.案卷内品德监督文件的载体和书写印制资料应相符档案掩护请求。

(三)组卷办法 

区分分歧的品德监督项目,将同一水利打造工程的品德监督文件,按照品德监督工作程序和文件的内容特征等停止整理组卷。

三、案卷和案卷内工程品德监督文件资料的排列

品德监督文件按监督工作程序和体系、成套性特色停止案卷或案卷内文件的排列。

卷内文件一样平常应文字资料在前,图样在后;印件在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;结论性文件在前,根据性文件在后。

四、案卷的编目

(一)卷内文件页号体例

1.案卷内品德监督文件资料以件为单位编写页号,以有用内容的页面为一页。已有页号的文件不再从新编写页号。每件文件从“1”开端依次编写页号或用打号机打印页号。

2.页号编写地位:单面书写的文件资料在右下角编写页号;双面书写的文件资料,正面在右下角,背面在左下角编写页号,空白面不编号。

3.案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不体例页号。

(二)卷内目录的体例(式样见附录图1)

1.序号:从“1”开端依次标注卷内每件文件的排列顺序。

2.文件编号:填写文件的文号或图纸图号。

3.任务者:填写文件的构成部分或重要任务者。

4.文件题名:填写文件标题的全称。一样平常应照实抄录。文件没有标题或标题不能确切反映文件内容的文件,应由立卷人根据文件内容拟写文件标题。拟写内容外加“[ ]”号。

5.日期:填写文件的构成光阴,用8位阿拉伯数字标注年月日,如2015年3月15日,应填写为:20150315。

6.页数:应填写每件文件的总页数。

7.档号:填写办法见四(四)1。

8.卷内目录排列在卷内文件之前。

(三)卷内备考表的体例(式样见附录图2)

卷内备考表是卷内文件状况的记载单。

1.说明,应标明案卷内文件的总件数、总页数、分歧载体文件的数目,和在组卷和供给利用过程中必要说明的成就。

示例:本卷文字资料共30件,205页,照片20张,附图5张。

2.立卷人,应由立卷任务者签名。

3.立卷日期,应填写完树立卷的光阴。

4.检查人,应由案卷品德审核者签名。

5.检查日期,应填写案卷品德审核的光阴。

6.互见号,应填写反映同一内容分歧载体的档案的档号,并注明其载体范例。

7.档号,填写办法见四(四)1。

8.卷内备考表排列在卷内全体文件之后。

 (四)案卷封面的体例 (式样见附录图3)

1.档号:填写档案的全宗号、分类号和案卷号。分类号包含类别代号和项目代号。

详细格式为:

全宗号-类别代号.项目代号-案卷号

全宗号,由卖力接收的国度综合档案馆给定,若全宗号未确定可暂不填写。

类别代号,即“水利工程品德监督”的代号,用“ZJ”标识。

项目代号,由3位阿拉伯数字构成,从“001”开端按项目依次体例。如:安岳县关刀桥水库关键工程为省品德监督中央站第12个项目,其项目代号为012。

各品德监督机构应体例品德监督项目与项目代号及监督注册号对照表。

案卷号,为该项水利工程品德监督档案案卷排列顺序号。

全宗号与类别代号之间用“-”隔开,类别代号与项目代号之间用“· ”隔开,项目代号与案卷号之间用“-”隔开。

例:档号XXXX-ZJ.012-16表示省品德监督中央站的第12个品德监督项目,安岳县关刀桥水库关键工程品德监督档案的第16卷。

2.监督注册号:填写项目标监督注册或挂号号。

3.案卷题名:应简明、精确地揭示卷内水利工程品德监督文件的内容,重要包含项目名称、内容特征、文件名称。案卷题名由立卷人根据卷内文件的内容拟写。

4.立卷单位:填写文件组卷部分或项目卖力单位。

5.起止日期:填写案卷内文件构成的最先和最晚光阴。如>2019年08月12日-2012年6月30日

6.保管期限:应填写组卷时按照附件1《四川省水利打造工程品德监督文件资料归档规模与档案保管期限表》划定的该卷品德监督档案的保管期限。

7.密级:填写卷内品德监督文件的最高密级。

8.采纳案卷内封面,卷盒正面即案卷外封面可只填写档号和监督注册号。

(五)卷盒脊背的体例

1.卷盒背脊式样见附录图4。

2.卷盒背脊“保管期限”的地位加盖保管期限印章,如:30年;

3.卷盒背脊“档号”栏应填写该案卷的档号,填写办法见四(四)1,可横向一行或三行排列。

4.卷盒背脊“案卷题名”栏应填写与案卷内封面相同的该案卷题名。

五、案卷(卷内文件)的装订

1.案卷内的文件以件为单位装订。

装订前须去掉文件上易锈蚀的金属物,凡未留足装订边或装订线压住文件内容的须加边粘贴补宽,残破文件需停止修补,幅面过小不便装订的文件应粘贴在A4纸上,超出卷盒幅面的文件应叠装。图纸同一按照GB/T10609.3-2008《技能制图复制图的折叠办法》折叠成A4幅面,图样折叠后标题栏应露在外面。

卷内文件纵向排版左侧装订,横向排版上边装订。较薄的文件以缝纫机轧边装订,装订线距上、下纸边线50mm、距左纸边15~20mm;较厚的文件采纳三孔一线装订,孔距:上孔距上纸边线50mm、下孔距下纸边线50mm、中孔为高低两孔的中点地位,上中下三孔距左纸边15~20mm。

装订后的文件应坚固且便于阅读。左边和下边必需整齐,不得有倒页、错页、漏页和压字。装订资料应相符档案掩护请求。

2.以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖并填写档号章,不装订的图纸在标题栏附近加盖并填写档号章。档号章式样如下:

档  号

序号

档号章大小:长35mm+15mm,宽10 mm +10 mm

档号填写办法同见四(四)1、序号填写办法见四(二)1。

例:安岳县关刀桥水库关键工程品德监督档案第16卷内第3份文件的档号章填写如下:

档  号

序号

XXXX-ZJ.012-16

3

3.以件为单位装订或不装订图纸构成的案卷其卷盒内排列顺序为:案卷内封面、卷内目录、依序排列的文件或折叠好的图纸、卷内备考表。

六、案卷目录的体例

 案卷的整理工作实现后,应按项目体例案卷目录。案卷目录式样见附录图5。

案卷目录应与相应的案卷同时移交品德监督机构档案部分。

     七、卷盒、案卷封面、卷内表格规格及其资料的品德请求

1.卷盒制感化无酸牛皮纸板双裱压制。

2.卷盒相符《迷信技能档案案卷构成的一样平常请求》GB/T11822-2008的规定。外外面规格为310mm×220mm,脊背厚度可根据案卷内文件的数目而定(20mm、30mm、40mm、50 mm均可)。

3.案卷封面用无酸软牛皮纸,尺寸为297mm×210mm (A4)。

4.卷内目录、卷内备考表的规格同一为A4幅面,用70g以上白色书写纸制作。


 

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